Tanda Terima Invoice: Fungsi, Komponen, dan Bedanya

TL;DR

Tanda terima dan invoice adalah dua dokumen yang berbeda dalam satu alur transaksi. Invoice diterbitkan sebelum pembayaran sebagai tagihan, sementara tanda terima diberikan setelah barang atau jasa diserahkan sebagai bukti penerimaan. Keduanya tidak bisa saling menggantikan. Komponen tanda terima meliputi nama pengirim dan penerima, keterangan barang atau jasa, tanggal serah terima, dan tanda tangan kedua pihak.

Banyak pelaku usaha, terutama yang baru memulai bisnis, menyamakan tanda terima dengan invoice. Keduanya memang sama-sama dokumen transaksi, tapi diterbitkan pada titik yang berbeda dalam alur jual beli. Salah menggunakannya bisa mengacaukan catatan keuangan, bahkan memunculkan perselisihan dengan mitra bisnis.

Artikel ini membahas pengertian tanda terima invoice, fungsi masing-masing dokumen, komponen yang harus ada, dan posisi keduanya dalam alur transaksi bisnis.

Pengertian Tanda Terima dan Invoice

Tanda terima adalah dokumen bukti bahwa suatu barang, uang, jasa, atau dokumen telah diserahkan dari satu pihak ke pihak lain. Berdasarkan KBBI, tanda terima didefinisikan sebagai surat pernyataan bahwa seseorang telah menerima uang (kuitansi) atau barang (faktur). Sementara Kamus Otoritas Jasa Keuangan menyebutnya sebagai bukti tertulis yang diterima nasabah atas suatu transaksi atau penyerahan sejumlah uang, baik tunai maupun dengan sarana lain.

Invoice, atau dalam bahasa Indonesia disebut faktur, adalah dokumen tagihan yang diterbitkan penjual kepada pembeli sebelum pembayaran dilakukan. Isinya mencakup rincian barang atau jasa yang dibeli, harga satuan, diskon jika ada, total tagihan, tanggal jatuh tempo, dan tanda tangan penjual.

Secara sederhana: invoice datang lebih dulu sebagai permintaan pembayaran, tanda terima menyusul setelah serah terima barang atau jasa berlangsung.

Posisi Keduanya dalam Alur Transaksi

Untuk memahami perbedaan tanda terima dan invoice, cara paling mudah adalah melihatnya dalam urutan alur transaksi yang umum berlaku di dunia bisnis. Menurut OnlinePajak, skema transaksi standar berjalan seperti ini:

1. Surat penawaran (quotation): penjual mengajukan penawaran harga kepada calon pembeli.
2. Order penjualan (sales order): pembeli menyetujui penawaran dan memesan barang atau jasa.
3. Invoice atau faktur: penjual menerbitkan tagihan kepada pembeli beserta informasi jatuh tempo pembayaran.
4. Tanda terima: diberikan setelah pembeli menerima invoice dan barang atau jasa sudah diserahkan.
5. Kuitansi: diterbitkan setelah pembayaran lunas sebagai konfirmasi akhir transaksi.

Dari urutan ini, jelas bahwa tanda terima bukan pengganti invoice, dan invoice bukan pengganti tanda terima. Keduanya mengisi peran yang berbeda dalam satu transaksi yang sama.

Fungsi Tanda Terima dalam Bisnis

Fungsi utama tanda terima adalah sebagai bukti bahwa serah terima telah terjadi. Tapi perannya lebih luas dari sekadar formalitas administrasi.

Kontrol internal perusahaan. Dengan adanya tanda terima, perusahaan bisa memastikan bahwa karyawan yang diberi tanggung jawab mengirim barang atau dokumen memang telah melaksanakan tugasnya. Ini penting terutama untuk bisnis yang volumenya tinggi atau mengandalkan jasa ekspedisi pihak ketiga.

Dokumentasi dan arsip. Tanda terima menjadi bagian dari catatan transaksi perusahaan. Jika di kemudian hari muncul klaim bahwa barang tidak pernah sampai atau jumlahnya kurang, tanda terima yang sudah ditandatangani penerima menjadi bukti yang kuat.

Pelacakan pembayaran bertahap. Untuk proyek dengan sistem termin, tanda terima membantu melacak sudah di tahap mana pembayaran berjalan. Setiap termin yang selesai dibayar dan barang atau jasa yang diserahkan punya tanda terimanya sendiri.

Bukti hukum. Menurut KoinWorks, tanda terima yang telah ditandatangani memiliki kekuatan hukum sebagai bukti transaksi. Jika terjadi sengketa antara penjual dan pembeli, dokumen ini bisa menjadi pegangan yang sah di hadapan pihak ketiga atau lembaga penyelesaian sengketa.

Komponen Tanda Terima yang Harus Ada

Tidak ada format baku yang diwajibkan secara nasional untuk tanda terima, tapi ada beberapa informasi yang harus selalu tercantum agar dokumen ini berfungsi dengan baik. Berikut komponen minimalnya:

• Judul dokumen: “Tanda Terima Barang”, “Tanda Terima Dokumen”, atau sesuai jenis serah terima yang terjadi.
• Nomor tanda terima: untuk memudahkan pengarsipan dan pencarian ulang.
• Tanggal serah terima: tanggal, bulan, dan tahun saat barang atau jasa diserahkan.
• Identitas pengirim dan penerima: nama, alamat, dan nomor telepon atau kontak yang bisa dihubungi.
• Keterangan barang atau jasa: nama, jumlah, kondisi, dan detail relevan lainnya.
• Tanda tangan penerima: konfirmasi bahwa pihak penerima sudah mendapat barang atau jasa dalam kondisi sesuai.

Untuk tanda terima pembayaran, tambahkan juga nominal yang diterima (dalam angka dan huruf), keterangan sifat pembayaran (uang muka, termin, atau pelunasan), dan tujuan pembayaran tersebut.

Perbedaan Tanda Terima dan Invoice Secara Ringkas

Berikut perbandingan singkat keduanya untuk memudahkan pemahaman:

Perbedaan paling praktis yang perlu diingat: invoice punya tanggal jatuh tempo, tanda terima tidak. Invoice mewakili kewajiban yang harus dipenuhi pembeli, tanda terima mewakili konfirmasi bahwa kewajiban penjual sudah dilaksanakan.

Cara Membuat Tanda Terima Invoice

Membuat tanda terima tidak memerlukan software khusus. Microsoft Word atau Excel sudah cukup untuk menghasilkan dokumen yang rapi dan bisa diarsipkan. Menurut DOKU, pengiriman keduanya pun kini bisa dilakukan secara digital melalui WhatsApp Business atau email, meskipun banyak bisnis masih menggunakan tanda terima fisik untuk keperluan tanda tangan basah.

Untuk bisnis yang volumenya sudah cukup besar, tersedia juga berbagai aplikasi pengelolaan invoice dan tanda terima berbasis cloud yang bisa mengotomatisasi penomoran, pengarsipan, dan pengiriman ke klien. Pilih yang sesuai dengan skala dan kebutuhan bisnis Anda.

Pastikan juga tanda terima selalu dibuat rangkap. Satu salinan untuk penerima, satu lagi untuk pengirim sebagai arsip internal. Kebiasaan sederhana ini bisa menyelamatkan dari banyak masalah di kemudian hari.

Tanda Terima Bukan Kuitansi

Selain sering disamakan dengan invoice, tanda terima juga kerap dikacaukan dengan kuitansi. Padahal keduanya berbeda. Tanda terima diberikan setelah barang atau jasa diserahkan, tidak peduli apakah pembayaran sudah lunas atau belum. Kuitansi, sebaliknya, hanya diterbitkan setelah pembayaran selesai dilakukan sebagai konfirmasi bahwa uang sudah diterima.

Jadi dalam satu transaksi lengkap, Anda bisa menerima tanda terima terlebih dahulu, lalu kuitansi menyusul setelah melunasi tagihan. Keduanya sama-sama perlu disimpan.